Подписание документов в Терминале Транзита

---

В текущем разделе будет рассмотрен функционал подписания/согласования документов в Терминале Транзита. Ниже приведена информация о типах моделей подписания, продемонстрированы конкретные примеры подписания документов с использованием тех или иных возможностей.

В каждом из разделов Терминала Транзита, где осуществляется работа с документами, предусмотрена кнопка Подписать/Согласовать для тех счетов, для которых настроенная модель включает фазы подписания/согласования. Название кнопки динамично в зависимости от того, какой у текущей фазы тип - подписание или согласование. Если тип Подпись, то кнопка будет иметь название “Подписать и отправить” либо “Подписать” (в случае, если настроено несколько подписей, и проставляемая подпись не является заключительной). Аналогично, если настроено согласование, то кнопка называется “Согласовать и отправить” либо “Согласовать” (в случае если настроено несколько фаз согласований, и текущее согласование не является заключительным).

Процесс подписания/согласования одинаков для всех типов документов. Ввиду этого все нижесказанное актуально для всех документов Терминала Транзита.

Примеры подписания документов

Ниже рассмотрим два примера подписания документов в Терминале Транзита на платежных поручениях и валютных переводах.

Внимание: приведенные настройки по моделям подписания и полномочиям продемонстрированы в качестве возможного примера. В реальности пользователи Терминала Транзита должны самостоятельно принимать решения по моделям (сколько фаз подписания/согласования требуется) и полномочиям (какие именно полномочия устанавливаются тому или иному пользователю).

Пример 1:

Рассмотрим подписание на примере платежных поручений.

Допустим, настроенная модель подписания документа включает 3 фазы, первая фаза с типом Согласование, вторая и третья фазы с типом Подпись:

Настройка модели счета

У одного из пользователей (назовем его пользователь А) настроены полномочия и добавлена первая фаза подписания с типом Согласование:

Полномочия пользователя А

У второго пользователя (назовем его пользователь Б) настроены полномочия и добавлена вторая фаза подписания с типом Подпись:

Полномочия пользователя Б

У третьего пользователя (назовем его пользователь В) настроены полномочия и добавлена третья фаза подписания с типом Подпись:

Полномочия пользователя В

Порядок проставления подписей зависит от выбранного в счете типа модели подписания: Последовательная или Иерархическая. При последовательной модели подписания порядок проставления подписей четко определен, для рассматриваемого примера сначала требуется согласование пользователем А, только после этого проставляет подпись пользователь Б, и далее заключительную подпись ставит пользователь В. При иерархической модели подписания порядок проставления подписей может быть любой, например, сначала пользователь Б или пользователь В может проставить подпись, а затем пользователь А выполнит согласование. Допускается любая другая последовательность.

Для рассматриваемого примера будем считать, что для счета установлена последовательная модель подписания:

Настройки счета

В этом случае документы подписываются/согласуются в строгой последовательности, один за другим согласно нумерации фаз.

Таким образом, сначала пользователь А выполняет согласование (первая фаза в модели подписания).

В интерфейсе для этого необходимо отметить соответствующие платежные поручения/реестры, можно это сделать одним из способов:

• отметить документы галочкой в первом столбце (можно заранее отфильтровать записи в таблице по нужным параметрам и установить галочку в первом столбце в шапке таблицы - все отфильтрованные записи автоматически отметятся галочкой, и также автоматом галочкой будет помечена соответствующая фаза в столбце Фазы);
• в столбце Фаза отметить для документов галочкой соответствующую фазу (можно заранее отфильтровать записи в таблице по нужным параметрам и установить галочку в столбце Фазы в верхней строке - все отфильтрованные записи автоматически отметятся галочкой);

После того как необходимые записи были отмечены галочками пользователь А на кнопку Согласовать (наименование кнопки соответствует типу подписания):

Согласование документа пользователем А

После этого статус документа перейдет из статуса Черновик в статус На контроле. В столбце Фазы будет проставлена первая по счету галочка для искомых записей в таблице, что информирует пользователя о том, что документ был согласован на первой фазе.

Далее пользователь Б, которому назначено подписание второй фазы, может проставить подпись. Для этого ему необходимо выбрать соответствующие документы и нажать на кнопку Подписать (наименование кнопки соответствует типу подписания):

Подписание документа пользователем Б

После этого в столбце Фазы будет проставлена вторая по счету галочка для искомых записей в таблице, что информирует пользователя о том, что документ был подписан на второй фазе.

Далее пользователь В, которому назначено подписание третьей фазы, может проставить заключительную подпись. Для этого ему необходимо выбрать соответствующие документы и нажать на кнопку Подписать и отправить (кнопка имеет такое название поскольку подпись является заключительной):

Подписание документа пользователем В

После проставления заключительной подписи искомые платежные поручения меняют статус и перемещаются в раздел Платежные поручения. В разделе Импорт эти документы больше не фигурируют.

Перемещение документа в раздел "Платежные поручения"

Пример 2:

Ниже рассмотрим один из возможных примеров подписания документов в зависимости от введенных настроек.

Допустим, настроенная модель подписания включает 2 фазы, первая с типом Подпись, вторая с типом Согласование:

Настройка модели подписания

В Терминале Транзита заведен Пользователь А, для которого настроены полномочия и указана фаза 1-Подпись:

Настройка полномочий пользователя А

В Терминале Транзита заведен Пользователь Б, для которого настроены полномочия и указана фаза 2-Согласование:

Настройка полномочий пользователя Б

В настройках счета в качестве типа модели подписания выбрана Иерархическая. Это означает, что порядок прохождения фаз подписания/согласования может быть любым. Таким образом, Пользователь Б первым может согласовать документ (вторая фаза), а затем Пользователь А подписать документ (первая фаза). Подробнее про существующие типы моделей подписания в Терминале Транзита см. раздел Типы моделей подписания.

Настройки счета

Чтобы Пользователю Б согласовать Валютные переводы, необходимо отметить галочкой искомую фазу в столбце Фазы (для удобства можно заранее отфильтровать табличную часть), и нажать на кнопку Согласовать.

Согласование документов Пользователем Б

Искомые документы перейдут в статус На контроле.

Чтобы Пользователю А подписать Валютные переводы, необходимо отметить галочкой искомую фазу в столбце Фазы (для удобства можно заранее отфильтровать табличную часть), и нажать на кнопку Подписать и отправить.

Подписание документов Пользователем А

После прохождения всех фаз подписания/согласования Валютные переводы будут направлены в банк.

Типы моделей подписания

Терминал Транзита предоставляет возможность настраивать порядок проставления электронных подписей на документах перед отправкой в банк. Тип модели подписания указывается в настройках счета.

Всего поддерживаются 2 типа моделей подписания:

• Последовательная модель подписания – подписи проставляются в строгой последовательности одна за другой согласно настроенным фазам;
• Иерархическая модель подписания- подписи проставляются в любой последовательности;

Последовательная модель подписания

Рассмотрим пример, когда в настройках счета в качестве типа модели подписания установлена Последовательная.

Настройки счета - последовательное подписание

Допустим, в настройках модели подписания счета указано 3 фазы подписания:

Настройка модели счета

В настройках полномочий для искомого пользователя установлена Подпись третьей фазы (последней), т. е. данный пользователь выполняет подписание третьей фазы. Следует отметить, что у пользователя должны быть права на Просмотр, чтобы документы по искомому счету отображались в табличной части для этого пользователя.

Настройка полномочий пользователя

В разделе Импорт в табличной части в столбце Фазы флажки ни для одной из фаз не активны. Первая фаза не активна, поскольку у текущего пользователя нет полномочий на подписание этой фазы. Третья фаза не активна, поскольку первые две фазы еще не подписаны, а последовательное подписание предполагает, что пользователь сможет поставить подпись только тогда, когда все предыдущие фазы будут подписаны.

Фазы подписания - последовательное подписание

После того как первая и вторая фаза будут подписаны другими пользователями, для искомого пользователя флажок с третьей фазой станет активным. Таким образом, пользователь может подписать третью фазу для всех документов, включив флажки для искомой фазы и нажав на кнопку Подписать и отправить.

Терминал Транзита предусматривает возможность включить сразу все флажки для фазы для отфильтрованных записей таблицы. Для этого необходимо включить флажок для подписываемой фазы в верхней строчке таблицы.

Настройка модели счета - последовательное подписание

Иерархическая модель подписания

Теперь рассмотрим пример, когда в качестве типа модели подписания выбрана Иерархическая.

В настройках счета соответственно указан иерархический тип модели подписания:

Настройки счета - последовательное подписание

Настройки модели счета и настройки полномочия для данного счета пусть будут такие же, как и для примера последовательной модели, т.е. всего 3 фазы подписания, и текущий пользователь имеет полномочие на подписание третьей фазы.

В этом случае в отличие от последовательной модели подписания, несмотря на то, что первые 2 фазы еще не подписаны, пользователь может подписать третью фазу, поскольку при иерархической модели подписания порядок проставления подписей не важен:

Настройка модели счета - иерархическое подписание

Автоматическое подписание

Терминал Транзита предоставляет возможность выполнять автоматическое подписание при импорте или создании документов через экранную форму. Данная возможность предоставляется в разрезе счетов и типов документов.

Для включения такой возможности в настройках модели подписания при настройке фаз с типом Подпись предусмотрена опция Автоматическое подписание.

Настройка фазы с автоматическим подписанием

Если искомая опция установлена в модели подписания, то одному из пользователей в обязательном порядке необходимо назначить полномочие на проставление автоматической подписи с указанием необходимого сертификата.

Автоподписание - настройка полномочий пользователя

Полномочие на проставление автоматической подписи по счету можно установить только одному пользователю. При попытке установить полномочие еще одному пользователю возникнет ошибка:

Ошибка при попытке установить полномочия на автоподписание второму пользователю

Внимание: Если ни одному из пользователей полномочия на автоматическое подписание не были назначены, то при импорте/создании документа возникнет ошибка терминала, поскольку система не сможет найти сертификат для выполнения автоподписания.

При включенной опции при импорте или создании документа через экранную форму подпись будет проставляться автоматически.

Автоподписание при импорте/создании документа

Так, на примере выше платежные поручения, импортированные в разделе Импорт (по кнопке Загрузить и преобразовать в ISO) были подписаны автоматически (без участия пользователя), и сразу направлены в банк. Таким образом, платежные поручения после импорта сразу же оказываются в разделе Платежные поручения.

При этом не важно, какой пользователь импортирует/создает документ. Он будет подписан автоматически в любом случае тем сертификатом, который указан в полномочиях пользователя на автоподписание.

Автоматическое подписание на примере

Ниже в целях разбора нюансов работы с автоподписанием и лучшей наглядности, рассмотрим на примере автоматическое подписание документа, модель подписания которого включает несколько фаз. Допустим, модель подписания включает 3 фазы: 1 - Подпись (Авто), 2 - Согласование, 3 - Подпись (Авто).

Модель подписания

Также важно отметить, что в нашем примере в настройках счета указана последовательная модель подписания.

В данном примере у первого пользователя (назовем его Пользователь А) указаны полномочия на подписание первой и третьей фазы, сертификаты соответственно используются разные.

Полномочия первого пользователя

Примечание: при необходимости можно настроить полномочие на подписание первой фазы и третьей фазы разным пользователям.

Второму пользователю (назовем его Пользователь Б) настроены полномочия на согласование второй фазы.

Полномочия второго пользователя

Импортируем валютный перевод. При этом не важно, какой именно пользователь выполняет импорт документа, главным условием является наличие прав на импорт. В нашем примере импорт выполняет Пользователь Б. На рисунке ниже видим, что при импорте документ был автоматически подписан на первой фазе, и сразу же перешел в статус На контроле.

Импорт документа

Примечание: поскольку в нашем примере используется последовательная модель подписания, то автоматическая подпись на третьей фазе не может быть проставлена, пока документ не будет подписан/согласован на всех предыдущих фазах. Если бы в настройках счета использовалась иерархическая модель, то при импорте документ бы был автоматически подписан и на первой и на третьей фазе (поскольку здесь уже порядок прохождения фаз не важен).

Далее Пользователь Б согласует документ на второй фазе:

Согласование документа на второй фазе

После этого подписание документа на третьей фазе будет выполнено автоматически и не потребует никаких дополнительных действий со стороны пользователя.

Автоматическое подписание документа на третьей фазе

Быстрое подписание

При проставлении документам клиентской подписи реализован функционал быстрого подписания. Данный функционал целесообразно использовать при массовом подписании документов. При использовании данного функционала скорость подписания документов значительно выше за счет оптимизации некоторых процессов.

Например, пользователю необходимо выполнить подписание более чем 200 документов. Предварительно пользователь устанавливает необходимые фильтры в табличной части и отмечает все документы, нажимает кнопку Подписать/Подписать и отправить.

Массовое подписание документов

Открывается модальное окно Выберите сертификат(ы) для подписи, где есть опция Быстрое подписание.

Опция - Быстрое подписание

Если установить опцию и нажать кнопку Подписать, то будет применено быстрое подписание. При этом во время подписания скрывается интерфейс на фоне модального окна, в модальном окне Подписание документов отображается прогресс-бар подписания и сохранения документов, здесь же доступны 2 команды Открыть в новой вкладке и Остановить:

Быстрое подписание документов

• Открыть в новой вкладке - по нажатию на кнопку открывается новая вкладка, где можно продолжить работу в Терминале Транзита;
• Остановить - по нажатию на кнопку останавливается процесс подписания документов. В модальном окне появляется кнопка Закрыть. Внимание: Сохранение подписанных документов происходит пакетами по 100 документов. Ввиду этого при остановке процесса подписания и последующем закрытии окна подписания будет подписано количество документов кратное 100. Например, если процесс останавливается на 260 документе, то будет подписано 200 документов.

После того как процесс подписания документов завершился в модальном окне появляется кнопка Закрыть, по нажатию на которую закрывается модальное окно и происходит возврат в интерфейс:

Завершение процесса подписания документов

Ограничения при подписании документов

Терминал Транзита поддерживает возможность подписания нескольких фаз одним пользователем, однако при этом действует ряд ограничений:

1. Документ на всех фазах должен быть подписан разными сертификатами. Недопустимо подписание документа на нескольких фазах одним сертификатом;

2. Пользователь, который подписывает несколько фаз разными сертификатами, не может являться единственным подписантом. Таким образом, должен быть другой пользователь (пользователи), который согласует или подписывает документ на одной из фаз. Из вышесказанного следует вывод, что в этом случае в модели подписания должно быть не менее трех фаз.

Внимание: второе ограничение справедливо также для типа Согласование. Например, один пользователь не может согласовать документ на двух фазах (если их всего две). Подписание и согласование на двух фазах одним пользователем также невозможно (если фаз всего 2). В этом случае должна быть еще одна фаза, на подписание (или согласование) которой есть полномочия у другого пользователя.

Примечание: только для модуля РОСБАНК есть возможность отключить описанные ограничения при условии использования иерархической модели подписания. Подробнее по этой возможности см. раздел Росбанк - отмена ограничений при подписании документов.

Ниже приведен пример настроек, реализующих возможность подписания нескольких фаз одним пользователем.

Модель подписания включает три фазы: 1 - Подпись, 2 - Подпись, 3 - Подпись.

Модель подписания

Один из пользователей (назовем его Пользователь А) имеет возможность подписывать документ на первой и третьей фазе. При этом обязательным условием является использование разных сертификатов для подписания.

“Полномочия Пользователя А

Второй пользователь (назовем его Пользователь Б) подписывает документ на второй фазе.

Полномочия Пользователя Б

При этом у Пользователя Б в модели полномочий должен быть указан другой сертификат, отличный от сертификатов Пользователя А.

При описанных выше настройках подписание документа пройдет корректно на всех фазах, поскольку выполняются все условия (используются разные сертификаты для подписи всех фаз и наличие более одного подписанта). При этом Пользователь А будет подписывать документ дважды разными сертификатами (на первой и третьей фазе).

Подписанный документ на всех фазах

Если используются одинаковые сертификаты для подписания фаз (при этом, не важно, используются ли эти сертификаты в рамках полномочий одного пользователя, или разных пользователей), Терминал Транзита заблокирует попытку подписания документа тем же сертификатом.

Ошибка при попытке подписания - совпадение сертификатов

Квитанции от банка

После того как документы были подписаны/согласованы на всех фазах, они направляются в банк. Банк в свою очередь обрабатывает полученный документ. Все полученные в ответ от банка квитанции отображаются на форме документа на вкладке “Связанные документы”. Дополнительно на форме также отображается сообщение от банка.

Полученные квитанции от банка на вкладке Связанные документы

При этом статус документа меняется на соответствующий статус, полученный от банка.

Присвоение документу статуса, полученного от банка

Для тех документов, для которых предусмотрена печатная форма в Терминале Транзита, и которые находятся в статусе Исполнено, появится штамп, как показано на рисунке ниже.

Отображение печати для исполненных документов

Для зарплатной ведомости штамп в печатной форме также появляется, если документ находится в статусе Частично исполнено.

Если банк отклоняет полученный документ, он отправляет соответствующий статус и, как правило, сообщение об ошибке. В этом случае документу в Терминале Транзита присваивается статус Отклонено, документ в табличной части подсвечивается красным цветом. По клику левой кнопкой мыши раскрывается сообщение об ошибке:

Отклоненный банком документ

Это же сообщение об ошибке можно увидеть, открыв форму документа (двойным кликом левой кнопкой мыши).